報・連・相では足りない?仕事の新しい基本は「きょうホウレンソウかく」

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おはようございます。ぱじ山ねまきです。

仕事をする上で「報・連・相」はよく基本として挙げられますね。多くの人が知っていると思います。

しかし、この「報・連・相」だけでは仕事の基本には足りないと個人的には考えています。

今回は、筆者が思う仕事の基本について書いていきたいと思います。

目次

報・連・相では足りない?仕事の新しい基本は「きょうホウレンソウかく」

仕事は社内だろうと対社外だろうと一人ではできません。

だからこそ、自分以外の人とトラブルなく円滑に仕事を進めるために「報・連・相」を徹底しなければならないのです。

業界などによっては不要とするところもあるようですが、ほとんどのところで言われるのが 「報・連・相」 ですね。

「ホウレンソウ」とは

  • ホウ:報告…部下が仕事の進捗・経過や結果を上司や先輩に知らせること
  • レン:連絡…意見や憶測を含めず仕事の情報や事実を関係者に知らせること
  • ソウ:相談…判断に迷う時や疑問がある時に上司や先輩・同僚に意見を聞きアドバイスをもらうこと

近年では「ホウレンソウよりも●●だ!」という意見があれこれ増えていますね。

有名なものだと「おひたし」と「ザッソウ」でしょうか。他にもありそうです。

ぱじ山

気になる人は調べてみてね

そんな中、会社員をしてきた上で筆者が提案したいのが「ホウレンソウ」にちょっと追加した「きょうホウレンソウかく」です。

「きょうホウレンソウかく」とは

  • きょう:共有…情報共有。個人が持つ仕事の情報や知識・ノウハウを整理し組織全体で必要なときにすぐ利用できるようにすること
  • ホウ:報告…部下が仕事の進捗・経過や結果を上司や先輩に知らせること
  • レン:連絡…意見や憶測を含めず仕事の情報や事実を関係者に知らせること
  • ソウ:相談…判断に迷う時や疑問がある時に上司や先輩・同僚に意見を聞きアドバイスをもらうこと
  • かく:確認…業務をする上で曖昧なことや確信が持てないことを確かめてはっきりさせること

なぜ共有と確認が必要なのか

なぜ「共有」と「確認」が追加で必要なのかというと、ホウレンソウだけでは円滑に仕事を進めてミスを防ぐには不足だからです。

経験上、「きょうホウレンソウかく」を意識して行うようにすれば今発生しているミスの半分は防げると言っても過言ではありません。

共有と確認ができていないと、正しい情報を把握することが困難になり、無駄な仕事やトラブルが増えたり仕事が進まない原因になります。

共有・確認ができていないとき起こること(一例)

  • 全社員が提出しなければならない書類が期日までに全く提出されない
  • 指定のなかった項目をきっとこうだろうと予想して対応したら全然違って結局やり直しになる
  • 資料やデータの保存先がわからず探していたため期日を過ぎてしまった
  • 不備に気づかず提出してしまいクレームになった

共有と確認の不足が原因で起こったクレーム

ぱじ山

筆者が不動産会社に勤務していた頃実際に起こった話です。

人気が高いがなかなか物件が出ない地域で、新しく物件の販売が決まったときのことです。

各支社で管轄のエリアというのは一応あるものの、住んでいる地域外で探す顧客は非常に多いので他支社の物件も紹介して良いというルールになっていました。

筆者も当時担当している顧客にその人気地域で探している方がいたので、物件情報が解禁されて(顧客に案内して良いという通達が出て)すぐに連絡し現地案内のアポイントを取りました。

しかしアポイントを取ったことを上司に報告すると、なんとその物件は全区画完売済みと返答され愕然とする筆者。

実は、全社で物件情報が解禁された時点で管轄エリアの支社が全区画すでに契約を取っており、案内・契約できる区画はもう残っていなかったのです。

通常は物件情報が解禁されてから顧客に案内するルールだったのに、管轄エリアの支社がその物件情報を知るや否やフライングで営業していたからでした。

(※チラシを打ったり現地案内会の準備があるので管轄エリアの支社には少し早く情報が入る)

しかも当時の上司は完売済みと知っていたのに部下(筆者)に何も言っていなかった。管轄エリアの支社も物件の契約状況を共有する社内システムを更新していなかった。

つまり、物件情報だけが共有されて営業・契約状況は共有されていなかったのです。

「共有」ができていないとこういったことが起こります。

ぱじ山

縄張り意識が招いた結果でもあるね

しかし、万が一共有ができていなくてもクレームを防ぐことができた手段はありました。

それが「確認」です。

人気が高い&物件がなかなか出ない地域なので、物件が出れば争奪戦になることは予想できました。

そのため情報解禁になった時点で、筆者が自分の顧客に連絡する前に管轄エリアの支社や上司に物件の契約状況を確認すれば防ぐことは可能だったのです。

(まぁ、それ以前に顧客に案内していいのは情報解禁してからというルールだったので、解禁時点で完売済みという事態はそもそも発生してはいけないはずなのですが)

このように、確認をしなかったことでトラブルにつながることは本当によくあります。

逆に言うと、ちょっと立ち止まって確認をすれば簡単にトラブルだけでなく無駄な仕事も防ぐことができます。

実は家庭でも大事な「きょうホウレンソウかく」

「きょうホウレンソウかく」は仕事以外でも習慣にしていると、同様にトラブルを防いだり無駄を省いたりできます。

例えば

  • 外出や誰かを招く、夕食やお弁当不要といったイレギュラーの予定をカレンダーに書き込んでおく
  • 予定外の買い物をすることになったので買い間違いや買い過ぎがないよう家族に自宅の在庫を見てもらう
  • テレワークでweb会議がある時間を家族に知らせておく
  • 駅まで迎えに来てもらうので到着予定時間を伝える
  • 食べ物を孫に与える前に食べさせて問題ないものか聞く

などなどなど

仕事の基本とは言うものの、家庭や人付き合いでも「きょうホウレンソウかく」は必要なのです。

自分以外の誰かと関わる時点で絶対に必要になるので、仕事の基本というよりむしろ人としての基本と言えますね。

まとめ

仕事でトラブルが発生したとき。無駄な仕事をしていたと気づいたとき。

家族とケンカしたり誰かとトラブルになるとき。

そんなときって「きょうホウレンソウかく」が欠けていることが多いのではありませんか?

ぜひ「きょうホウレンソウかく」をこれからの仕事の基本として習慣にしてみてください。

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