事務職でも評価されたい。成績の概念がない仕事で評価につなげる方法は?

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おはようございます。ぱじ山ねまきです。

新年度が始まり、新しいお仕事に熱意を燃やしている方もいらっしゃると思います。

今回は、事務職の仕事の評価について筆者の経験などをもとに書いてみたいと思います。

目次

事務職でも評価されたい…

数値目標がある営業職や売上が目に見える現場業務と違い、いわゆる裏方である事務職は仕事の成果が数字や成績ですぐわかる仕事ではありません。

むしろトラブルやミスを未然に防ぎ円滑に業務を回すことが当たり前とも言える仕事です。

そのため普段の業務はルーチンワークになりやすく、それゆえに年数回の査定のときに自分の仕事の成果をどう提出すればよいか悩むという状態になりがち。

こういった経験や悩みを持つ事務系職種の人は少なくないと思います。

ぱじ山

筆者も会社員時代はそうだったので、査定前に提出する自己評価は毎回メチャクチャ悩んでました

成績の概念がない仕事で評価につなげる方法は?

事務職の評価は、本人だけでなく上司や会社側といった評価する側にとっても実はなかなか難しく悩みの種だったりします。

ぱじ山

実際に筆者自身が当時の上司からそう聞きました。
基準となる数値や成績といったものがないからこそですね。

「いつも通り」こそが事務方の仕事の成果とも言えますが、それをどう評価すれば?という状態ですね。

上司も会社側も、全ての社員の全ての業務内容や仕事ぶりを把握する・覚えているなんて到底無理なこと。

だから「上司は自分の仕事ぶりも見ているだろう」「会社側はこのくらいの成果はわかるはず」「きっと見ている人はいる」という考えは捨てましょう。

自分が思っているよりはるかに届いていません。

思ったより評価されなくて不満という気持ちも非常によくわかりますが、届いていないものを評価はできないのです。

じゃあどうすればいいの?

これまでの記載のように、事務職の評価の難しさは「判断材料のなさ」が大きな理由です。

ならば、判断材料を自分から提供すれば良いのです。

そして第三者から見てわかりやすい判断材料は、やはり数字

しかし数字といっても、営業成績や売上のような数字でなくても良いのです。

これだけの処理をこなした、効率を上げた、作業時間を短縮した、トラブルやミスを予防した…そういったことも大きな仕事の成果であり、むしろ事務方として評価されるべき事項でしょう。

判断材料として提出できる数値例

  1. どれだけの処理をこなしたか
  • ルーティーンで対処をした書類の枚数や業務の件数

 例:●●の見積書発行▲月■枚、△月□枚…

   請求書の支払い処理枚数▲月■枚、△月□枚…

   ●●の問い合わせ対応▲月■件、△月□件…

  • 依頼されたことも含めて作成したデータなどの数

 例:▲月に●●の数値まとめと分析■件

   総務部より●●の原稿修正依頼▲月■件、△月□件

  1. どれだけ効率を上げたか・作業時間を短縮したか
  • 見直しや実施したこととその結果・変化

 例:●●の入力用テンプレを修正し作業時間を▲時間短縮・作業効率を■%UP

   ●●ツールを導入し◆◆の作業日数を▲日短縮

  1. どれだけのミスを減らしたか
  • 見直しや実施したこととその結果・変化

 例:●●のマニュアルとチェックリストを作成しミスが▲件減少

   ●●の締め切りの周知を行いチーム内の申請漏れが▲件減少

  1. どれだけのトラブル対応をしたか
  • 実施したこととその数値・結果

 例:●●案件の緊急処理を▲月に■件いずれも先方指定の期限内に完了

  1. その他に何かイレギュラー対応したこと
  • 実施したこととその数値・結果

 例:事務所内装工事▲月トラブルなく完了

   中途採用の入社準備▲月■人

上記はあくまでごく一部の例なので、ご自身の業務内容や普段の仕事でどんなことが数値化できるか振り返ってみると良いでしょう。

こういったことの内容と数値をできるだけ細かく出し、表やグラフにまとめて自己評価に添付して提出しましょう。

表やグラフにするのは、内容や数値を羅列するだけではただただわかりづらいだけなので、役員や他部署の上司が見てもすぐわかるようにするためです。

査定時ではなく普段から日報・週報・月報の形で提出している方は、それらに自分で入力欄を追加してもいいですね。

じゃーじ

普段の仕事の合間に内容や件数をメモをつけておく習慣をつけちゃえば、自己評価を提出するときはそれをまとめればいいね

会社規定のフォーマットに加えてこういった添付書類を自分で作成するのは少々骨が折れる作業かもしれません。

しかし上司や会社側が全て把握することができない中、自身の仕事を評価してもらいたいならば必要な作業です。

まとめ

事務の仕事も業務・会社を回す上で欠かすことができない仕事です。

毎日一生懸命がんばっているのに、判断材料が見えないからといって評価されないのはおかしいと思いませんか?

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