やってみてわかった、web会議で気をつけること9選

おはようございます。ぱじ山ねまきです。

テレワークの浸透もあり最近主流になりつつあるweb会議。オンライン会議とかリモート会議とも呼ばれますね。

謎マナーが出回って話題になったのも記憶に新しいです。

ネット上にもあれこれ上がっていますが、実際にやってみて個人的に思ったweb会議において気をつけることを挙げてみようと思います。

目次

基本ルールは対面の会議とだいたい同じ

慣れていないと身構えてしまいがちですが、webだろうと対面だろうと基本的なルールはだいたい同じです。

・事前に議題と資料を共有する。

・共有されたものは開始前に目を通しておく。

・開始時刻を厳守する。

・他の人の発言に被せず、簡潔にはっきりと話す。

・他の人が聞き取りやすいよう意識する。

・終了時刻を厳守する。

こういったことは対面だからやらなくていいとかwebだからやらなきゃいけないなんてことないですよね?

以前公開した議事録の記事でも書いているので、そちらも一緒に読んでみてください。

やってみてわかった、web会議で気をつけること9選

対面・web共通の基本ルールにプラスする形で、web会議では気をつけるべきと思うのがこちら。

web会議で気をつけること9選

  • ルールに則って予約
  • 準備開始は5分前からでいい
  • webに入るのは2分前くらいでも間に合う
  • 画面共有するなら通知は止めておけ
  • しゃべるとき以外はマイク切れ
  • マイクの音量本当にそれでいい?
  • 音を立てるな
  • 聞こえない・聞き取りづらいのは遠慮なく言っていい
  • カメラって本当につけておく必要ある?

ルールに則って予約

何故これをわざわざ書いたかというと、対面の会議とweb会議では予約のプロセスが違う企業も少なくないからです。

企業によっては会議室は空いていれば自由に使ってOKだったり会議室でも予約必須だったりとルールは違いますが、web会議はそもそも予約しないと使用できません。

そのため、会議室の予約とweb会議の予約はやり方が同じではないと認識しておいた方が良いでしょう。

ルール通りにやらないと予約できていなかったり時間になっても使用できないといったトラブルにつながってしまいます。

予約したらURLや日時・会議の概要などを共有し、直前にリマインドを兼ねて再度連絡するのを忘れずに。

ちなみに…

筆者が在籍していた会社では、全社員共通のツール上でスケジュールを入力→web会議のサイト上で予約入力という二段階の予約方法でした。

会社で複数のweb会議用アカウントを所有しており、それらが全部署全社員が共通で使用するアカウントだったためです。

テレワーク中心になりweb会議の利用が爆発的に増えるとルール通りに予約していない人も比例して増え、社員同士のトラブルや担当部署の人がブチ切れている光景をたびたび目にしました。

準備開始は5分前からでいい

web会議というと、主催者担当の人が予約を開放したり議事録担当者が議事録の準備をしたり、各自がマイクやカメラを設定したりといったことが必要です。

が、何十分もかかると思います?

そもそも、準備が面倒だったらweb会議室のシステムはこんなにも世の中に普及していません。

準備を始めるのは開始時刻の5分前あたり、慣れていないうちや早めに開放したい場合でも10分前くらいでじゅうぶんです。

webに入るのは2分前くらいでも間に合う

これは謎マナーの一角にもありますね…

正直なところ、早々とwebに入っても始まるのを待っているだけなので、開始2~3分前でじゅうぶんだと個人的には思います。

だって開始時点でwebに入っていれば良いんだもん。

ぱじ山

※もちろん入る前に準備がきちんと終わっている前提ですよ

ログは新しいものほど上に表示されるから下っ端から先に入っておいて偉い人の入室ログを上に表示させる?

何の意味があんの??

そんなクソマナー気にするのは仕事ができない暇人だけです。

画面共有するなら通知は止めておけ

たいていのweb会議ツールには「画面共有」というとても便利な機能があります。

画面共有機能って?

自分のモニター画面をツールを通してweb会議参加者全員に見せることができる機能です。

資料やデータを映すだけでなく、実際に動かしながら操作を見せることもできます。

対面の会議でもあえてweb会議をつないで画面共有することも増えているでしょう。

モニターで見えている状態がそのまま映るのでとても便利な一方、他のツールで通知機能をオンにしていると何か届くたびに表示されるので画面共有の邪魔になります。

自分は慣れていても他の人から見たらひっきりなしに表示されてイライラする要因にもなりますので、画面共有する予定がある場合はweb会議中は通知を一時的に止めておきましょう。

しゃべるとき以外はマイク切れ

話す人以外はマイクを切っておきましょう。話すときだけオンにすれば良いです。

ずっとつけっぱなしにしておくと余計な音を拾ってしまいます。後にも書きますが、コレかなりうるさいです。

「うんうん」「なるほど」などの相槌も対面の会議では気にならないかもしれませんが、webでは議論の意見だろうと相槌だろうと独り言だろうと全部拾って全部聞こえます。

つまり、マイクを切っていないだけで話している人を邪魔する=被せて話している状態にしてしまう可能性が高いのです。

そんな状態では肝心なところを聞き取れないだけでなく、次第に脳が声として認識できずいくら聞き取ろうとしても騒音としてしか認識できなくなってしまいます。

また、同じ室内や近距離で2台以上のマイクをオンにしているとハウリングが発生することもあります。

鳴音ともいい、マイクやスピーカーが2台以上近くにあるとキィィィンとかフォンフォンフォン…とうるさく鳴る現象です。

話さないのにマイクを切らないというだけで、参加者のイライラと会議進行の妨げにつながってしまうかもしれないのです。

マイクの音量本当にそれでいい?

話している側からするとちょっと気づきづらい点かもしれませんが、webを通して聞こえてくる声の音量が人によって違うのは相当なストレスです。

Aさんはマイクが遠いのか声が小さいのか全然聞こえないけど、Bさんは音量を下げてもまだ声が割れるほど大きい…というような。

決して極端な例ではなく本当にこんなことがごく当たり前に発生します。

音量が違いすぎると、聞いている側は話す人によって音量をいちいち調整しなければいけないためかなりイライラします。

議事録担当の場合は常に手を動かしているため音量調節もままなりませんしね。

最悪の場合、耳を悪くしたり痛めてしまう危険性も否定できません。

web会議開始時のマイクテストで、聞こえているかどうかだけでなく音量(声量?)にも問題ないかチェックしましょう。

このマイクの音量と後述の余計な音を立てるのは筆者自身がweb会議でイライラしたことのツートップです。

音を立てるな

当然ですが、マイクは声だけではなく周囲の音もしっかり拾います。

近くを通る人の話し声、近所の工事の音、自宅の子供達が遊ぶ声などは部屋を変えたりあらかじめ声をかけておくなどして対策する人も多いでしょう。

しかし、自分自身が立てる音も拾うということを忘れがちです。

ドサッバサッ(机に資料やノートPCを置く音)

ガタンッギッギッ(椅子を引いて座り位置を直す音)

ガンッ(うっかり膝を机にぶつけた音)

カタカタカタ…タンダンダン…(タイピングの音)

ゴトッゴンッ(スマホを机にちょっと乱暴に置いた音)

などなどなど。

ぜ~んぶ拾って聞こえてますよ。うるっせぇのよマジで。

音を一切立てるなというのはさすがに無理ですが、自分が立てる音も聞こえているということを忘れないようにしましょう。

聞こえない・聞き取りづらいのは遠慮なく言っていい

しかし、聞き取りづらかったり話しているのにマイクをオンにし忘れてしまったりといったことはどんなに注意を払ってもどうしても発生します。

そんなときは、遠慮なく伝えてしまって構いません。

もちろん言い方には気をつける必要がありますけどね。

web会議は特に、話している本人が気づきにくい状況の上、聞き取りづらいのは致命的です。

カメラって本当につけておく必要ある?

web会議というとカメラも必ずオンにするものという意識がありがちですが、本当に必要でしょうか?

もちろん、初顔合わせの商談だったり手話でやり取りするのであればカメラをつけておくのは必須でしょうし、カメラはオンにするとルールで決めている企業や部署もあるでしょう。

が、対面の会議でも全員の顔を四六時中見たりなんてしてます?

TV番組でリモート出演する有名人が増えてその人たちがみんなカメラをオンにしているのを見ているという点や、各メディアで見られるweb会議のイメージ映像では必ずカメラをオンにしているという点も、カメラはつけておくものと無意識に思う要因かなと思います。

見下ろす視線にしないという謎マナー(クソマナー?)も一時期話題になりましたねそういえば。

カメラの目線はこうで、服装にも気をつけて、照明はこうして、背景に映りこむ場所は片付けて、メイクはここがポイントで…なんてやる前に、カメラの要不要そのものを確認してみると良いでしょう。意外と必要なかったりします。

まとめ

経験に基づいてweb会議(オンライン会議・リモート会議)で気をつけることを書き出してみました。

人によっては気にならない点もあると思いますが、web会議に参加するのは自分だけではありません。

画面の向こうにいる相手に負担になっていないか一度振り返ってみましょう。

web会議で気をつけること9選

  • ルールに則って予約
  • 準備開始は5分前からでいい
  • webに入るのは2分前くらいでも間に合う
  • 画面共有するなら通知は止めておけ
  • しゃべるとき以外はマイク切れ
  • マイクの音量本当にそれでいい?
  • 音を立てるな
  • 聞こえない・聞き取りづらいのは遠慮なく言っていい
  • カメラって本当につけておく必要ある?
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