議事録のポイント。気をつけなければいけないのは発言する側!?

おはようございます。ぱじ山ねまきです。

仕事において苦手な人も多い議事録。筆者も担当に指名された当初は嫌で嫌で仕方ありませんでした。

実際にやってきた経験から、自分なりに導き出したポイントを書いていこうと思います。

目次

議事録のポイント。気をつけなければいけないのは発言する側!?

そもそも議事録って何かというと「会議の内容の文字による記録」なんですが、すごーーく砕けた言い方をすると「みんなが見るから会議の内容をわりとちゃんと書いたメモ」です。

いつどんな話をしたか記録に残しておくだけでなく、後日確認したいことがあったときに遡って確認したり、出席できなかった人へ内容を共有するために作成するものです。

会議の内容を聞きながら書いたりメモを取るのが難しい、どこまで書くべきか・何が重要点かわからない、みんなが見るから間違いや漏れがあってはいけないという認識が苦手意識につながっているのでしょう。

超わかる。

議事録で注意する点があるのは書く側だけではない

検索してみると議事録を書くコツやポイントの情報もたくさんヒットしますが、個人的には書く側だけではなく書かせる側(=議事録担当者以外の会議出席者)にも意識・注意しなければいけない点があると考えています。

議事録を書く側のポイント

まずは、議事録を書く側から。

議事録を書く人のポイント

  • 過去の議事録をざっと見ておく
  • 議題と資料に目を通しておく
  • できれば複数名で担当する
  • 出席していない人に見せる想定で書く
  • わからなかったところは仕上げる前に確認する
  • 会議の当日中に共有する

過去の議事録をざっと見ておく

議事録のフォーマットや記載しなければいけない事項は会社や会議によって異なります。

また、途中で前回までの会議で議論したことが話に加わることもありますが、中心人物でもない限り前回までの議論内容を説明してもらえることなんて当然あるはずもなく、理解している前提で進められます。

時間に余裕があればで良いので、過去2~3回分くらいは見ておくと良いでしょう。

議題と資料に目を通しておく

過去の議事録よりも目を通しておかなければならないのが、議事録を担当する会議の議題と資料です。

事前に共有される場合は一通り読んでおきましょう。

あらかじめ共有される資料は、直前でもない限り開始前に全て目を通してある前提で会議が進められます。

議事録担当とはいっても、会議に出席するということは議論に参加する当事者ですからね。

会議内容を聞きながら議事録を書き起こしながら(あるいはメモを取りながら)さらに資料も読む…なんて一気にこなすのは至難の業です。というか無理です。

できれば複数名で担当する

先にも書いたとおり、会議の内容を聞きながら書き起こしたりメモを取るのは慣れていても難しいです。

どんなに気をつけても漏れや間違いはどうしても発生してしまいます。新人や異動してきたばかりの人だったら尚更。

そんな事態を避けるためにも、議事録はできれば複数名のチーム制で作成するようにしましょう。

一人でやるより漏れや間違いは格段に減ります。

複数名でやるのが難しい場合は、会議内容を録音したりweb会議の主催者へ録画を依頼するなど後で振り返りできるように対策しておくと良いです。

思い切って自動で書き起こしするAIソフトを導入するのも手でしょう。

出席していない人に見せる想定で書く

先述の通り、議事録を作成する目的のひとつは出席できなかった人に会議の内容を共有するためです。

実際にどんな議論が行われたかなど、議事録に書かれている以上の情報を出席していない人は得られません。

つまり、議事録に記載されている内容が全てといっても過言ではないのです。

そのため、議事録は会議に出席していない人が見ても内容がわかるように意識すれば大体の人が理解できるものを書けるようになります

一字一句書き起こす必要はありませんが、重要なポイントを逃さないよう気をつけましょう。

わからなかったところは仕上げる前に確認する

新人や異動してきたばかり人の場合は特に、会議中にわからないことや知らない言葉、出席していない会議での話題が出てくることも多いと思います。

理解できていないままだと議事録の中で誤変換したり意味を間違ったまま記載してしまう可能性があります。

また、一度話出てきた話題は次回以降でも議題になったり言及されることも非常に多いので、理解できていないままだといずれ会議の内容そのものにもついていけなくなってしまいます。

会議が終わってからで良いので、わからなかったところと重要なのに聞き逃してしまったところは仕上げる前に確認しましょう。

会議の当日中に共有する

議事録は会議があった当日中に仕上げて関係者へ共有しましょう。

会議が就業時間までかかったのであれば翌日朝で良いです。

会議があった当日中や翌日には次の段階に向けて動き始めるため、情報共有はスピードが命です。

また、出席者から仕上げた議事録に対して修正指示が入ることもあります。

なにより、議事録をまとめるのに何日もかけても記憶が薄れていってしまうし、時間の無駄です。

議事録を書かせる側のポイント

次に、議事録を書かせる側。つまり議事録担当者以外の出席者です。

議事録を書かない人のポイント

  • 議題や資料は事前に共有しておく
  • 記載してほしいことは事前に伝えておく
  • 他人の発言に被せずはっきり話す
  • 議事録に残すべき発言はその場でも指示する
  • 議事録担当者へお礼を伝える

議題や資料は事前に共有しておく

議事録作成の有無に関わらず、議題や資料は事前に関係者へ共有しておきましょう。

事前にといっても直前は当然ダメです。

会議はみんなで資料を読む時間ではありません。議論をする時間であり、資料はそのツールのひとつに過ぎません。

先述の通り、会議内容を聞く・議事録を書き起こす(あるいはメモを取る)・さらに資料も読むのを一気にやるのは至難の業です。

議題や資料の内容を事前に見ておくことで、議論だけでなく議事録作成もスムーズにできるようになります。

記載してほしいことは事前に伝えておく

上記の議題・資料だけでなく、議事録に残しておいてほしい事項があるなら議事録担当者に事前にきちんと伝えておきましょう。

例えば「●●●の話は発言者の名前も書いてほしい」「■■さんの提案が事前の資料に載ってないから議事録で具体的に残したい」という感じ。

議事録担当者は、会議中は余裕がありません。

そのため、後になって●●●の発言者名が書いてない!■■さんの提案が少ししか載ってない!などと怒っても、そんな要望があったなんて知らないので議事録担当者に非はありません。

言わなくてもわかるだろうなんて思ってませんか?

前もって指示しておかなかった自分の責任です。

事前に言っておけば、議事録担当者も会議中に意識して作成することができます。

他人の発言に被せずはっきり話す

これは出席者がいちばん気をつけなければいけない点です。

議事録担当者は聖徳太子ではありませんから、一気に何人もしゃべっても聞き取れるはずがありません。

また被せて話すと、聞き取れないだけでなく誰のどの発言が重要なのか・記録しなければいけないかわからず、次第に脳が声として認識できずいくら聞き取ろうとしても騒音としてしか認識できなくなってしまいます。

そして、「あー」や「えー」が多いのも非常に聞き取りづらいです。

「あー」や「えー」がなくても、ダラダラとした発言は要点がわからないため記録に残しようがありません。

それと当然ですが、発言者が早口だと書く方が追いつかずいくら重要なことでも記録に残せません。

認識している人が非常に少ないようですが、議事録担当者が聞き取れるように意識して話すのは発言者の義務です。

議事録に残すべき発言はその場でも指示する

議事録に絶対残すべきと思う発言があれば、可能な限りその場で議事録担当者へ指示するのが良いでしょう。

先述の通り議事録担当者は会議中は余裕がないので、慣れていないと重要なことでも聞き逃してしまう可能性があります。

特に新人や異動してきたばかりの人の場合は、重要だと気づいていない可能性も高いです。

もちろん議論に参加することが一番重要ではありますが、議事録担当者だけに作業と責任を負わせずフォローすることも忘れないようにしましょう。

議事録担当者へお礼を伝える

議事録の作成は苦手としている人が多く、とても労力がかかる作業でもあります。

だからこそ、議事録が共有されたらすぐに内容確認できなくてもまずは担当者へお礼を伝えましょう。

できればやりたくないと思っている人が多いからこそ、お礼を伝えることが非常に大切です。

それだけではなく、共有されたときに誰からもリアクションがないと、議事録の作成は不要と思われていつの間にか誰も作成しなくなってしまう危険があります。

まとめ

議事録を作るには担当者である書く側、発言者である書かせる側とも気をつけるべきポイントがあります。

つまり、全員が気をつけなければならないのです。

議事録を書く人のポイント

  • 過去の議事録をざっと見ておく
  • 議題と資料に目を通しておく
  • できれば複数名で担当する
  • 出席していない人に見せる想定で書く
  • わからなかったところは仕上げる前に確認する
  • 会議の当日中に共有する

議事録を書かない人のポイント

  • 議題や資料は事前に共有しておく
  • 記載してほしいことは事前に伝えておく
  • 他人の発言に被せずはっきり話す
  • 議事録に残すべき発言はその場でも指示する
  • 議事録担当者へお礼を伝える
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