エクセルで難しい関数をたくさん使えても面接は受からない

おはようございます。ぱじ山ねまきです。

面接官やってみてどうのこうのといくつか記事を書いてきましたが、特に事務職の面接をやっていて感じたことがあるので書いてみようと思います。

目次

エクセルで難しい関数をたくさん使えても面接は受からない

マイクロソフトマスターとかの資格を所持している方にとっては衝撃かもしれませんが

エクセルで使える関数が多いからといって、面接に受かる・内定が出るとは限りません。

もちろん企業や部署によって違いますし、あくまで個人的な印象ですがね。

アンケートはあまり当てにならない

面接にあたってアンケートを取ることもありますが、そこによくある質問のひとつがこちら。

あなたはエクセルはどのレベルで使えますか?選択してください。

  • 上級レベル
  • 普通レベル
  • 調べながらなんとか
  • ほとんど使えない

多少の違いはあれどだいたいこんな感じなんですが、正直どうかと思うよこの曖昧な選択肢。

何をどの程度使えたらどのレベルなの?

これができたらこのレベルって目安が載ってたりもするけどそのうち何個できればそのレベルなの?

というかこのレベル判断って主観的過ぎない?自分では普通だと思ってても世間的には実は上級レベルってこともあるし、逆もまた然り。

そこで多くの企業が判断の目安として聞くのが「関数どこまで使える?」なんです。

なぜ関数が判断の目安なのか?

答えは単純。判断材料としてわかりやすいからです。

使える関数が多い=それだけエクセルに慣れている=応用が利く、と認識されます。

難しい関数を使えるのであれば、それだけ複雑な計算もできるし細かいデータも作れるということになります。

確かに、足し算ひとつで見ても

単純にA+B+Cという計算ができます、というレベルの人より

A~Z全部足す関数組めますという人の方が応用利くし

A~Zのうち表示させているセルだけの合計出せますという人の方が幅が広いでしょう。データ作るのも早いだろうし。

この点については私も賛成です。

ですが、使える関数の数だけでエクセルレベルを判断するのはいかがなものか?疑問が残ります。

「何個使えるか」「何が使えるか」よりも「どう使うか」

実務やってる側として正直ぶっちゃけると、使える関数が少なくても全然問題ないです。

エクセルの使い方をまとめた本やサイトはいくらでもあるので、知らないなら調べりゃいいだけですから。

こういう計算の関数ないかな?って調べてみるとほぼヒットします。

ぱじ山

実は私も未だに調べながらやっていることが多いです。

それに、エクセルの機能って、関数だけじゃないですよね。

ショートカットキーをうまく使って効率化したり、簡単なものでもマクロを組んだり、ピボットで一気に集計したり、見やすいように色分けしたり行列を固定しておいたり、csvデータをインポートしたり…

挙げだしたらキリがないです。

私の元同僚(事務担当)で、基本的な関数は問題なく使えるんですが

ペースト(貼り付け)のショートカットキーを知らずにセルひとつずつ右クリックでやってる人がいました。

こういう人を「エクセルが使える」って、言えます…!?

使える関数だけで判断してたら、こういう人も現れたりしちゃいますよ…

あくまで個人的な考えですが、重要なのは

どの関数が使えるか・何個使えるかよりも、それらを使ってどんなデータを作れるか(作ってきたか)どんな工夫をしたかだと思います。

いくら複雑な関数を組んで細かな計算ができても、見づらかったり何かわからないものを作っているのではハッキリ言って使えません。宝の持ち腐れです。

RPGで呪文をたくさん知っていても、ケガをした仲間に回復呪文を唱えなければ無意味ですよね。それと同じ。

実務の現場にいる立場から言わせてもらうと、使える関数の数が多い人より初見でもわかりやすく他人が見やすいよう工夫してデータを作ることができる人の方が超絶欲しいです。

面接で勘違いしないよう気をつけましょう

しかし現実は、エクセルで使える関数を聞く企業が多いです。

そのため、「使える関数が多い・より難しい関数を覚えている=事務職の面接で受かる」と認識している応募者(特に事務職希望者)が意外と多くいます。

最初のほうで述べたとおり、難しい関数をより多く使えるということはそれだけエクセルに慣れているということであり、事務職としてスキルがあると言えることは事実です。

しかし先の認識を真に受けて、面接の自己アピールで意気揚々と

ぱじ山

関数はこれとこれとこれが使えます!キラリン

と述べる応募者がいます。

いや別にダメってことじゃないですよ。勉強したことは絶対に無駄ではないし、覚えるために努力するのは素晴らしいことです。

ただ、それだけを述べられたところで面接官の反応としては

じゃーじ

はぁ、そうですか。

で終わりです。面接官自身が知らない関数だったらすごさがわからないから尚更。

でもエクセルスキルは必ずというくらい聞かれるから

エクセルについて答えるなら

  • どんなデータや書類を作ったか
  • 決まったフォーマットではなく自力でイチからデータや書類を作った経験はあるか
  • そのときにどんな工夫をしたか
  • どんな関数を使って計算や集計をしたか

といった、実務でやってきた経験や個人で何か作った経験談を答えたほうが良いです。

もし実務経験や個人の経験談がないなら、

  • 自分がこういうデータを作るならこう考える
  • そのためにここではこんな関数を使ってこの部分はこう工夫すると思う

という答え方でも良いでしょう。

時間があるなら、自分なりに実際のケースを想定して何か作ってみるのも手ですね。

事務職の面接では、必ずと言っていいほどエクセルスキル・パソコンスキルについて質問されます。

どう答えるか、面接前にじっくり考えてみましょう。

本当は面接する側にも工夫がほしいところ

筆者が言うのもアレですが…

本当は、面接する側もスキルについては質問内容や面接のやり方を工夫するべきところだと思います。

関数について以外のエクセルスキルも聞く、実務のエピソードを(情報漏洩とか引っかからない程度に)深堀りして聞く、などなど。

本当にPCスキルを見たかったら、タイピングだけでなくその場である程度の時間を設けて実際にデータ作成してもらうのがいちばん良いんですけどね。

ぱじ山

応募者が工夫するばっかりでは不公平だぜ。

まとめ

別記事でも書いたとおり、面接官が基本的に考えていることは「仕事を任せることができそうか」「一緒に働くことができそうか」です。

あなたが欲しい人材かどうかは企業や部署によって違うので別の話ですが

あなたが働く様子や仕事に対する姿勢を面接官に具体的にイメージさせることができれば、内定の可能性がグッと高くなります。

エクセルスキルやPCスキルに自信がないなら、他の部分でアピールしたって良いんです。

入社してからもスキルはいくらでも磨けます。

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