経費削減エピソード~消耗品の経費をケチる会社は肝心な経費もケチる

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おはようございます。ぱじ山ねまきです。

どこの会社でも経費削減は口すっぱく言われていると思います。

確かに無駄を減らすのは非常に大切なことですが、それによって行き過ぎた削減が発生しているのも事実です。

今回は会社の経費削減について、筆者自身の経験や周りにインタビューしたエピソードをご紹介します。

不要な特定を避けるために一人称は全て「筆者」とさせていただきます。

目次

経費削減エピソード

経費削減についてインタビューして、なかなかのインパクトだったエピソードがこちら。

  • 謎作業の発生
  • 社内の申請書類までも
  • 本業を圧迫してまで?
  • 消耗品がいつも私物
  • 何故それを不要と判断した
  • 人件費はいらないと思ってるの?

謎作業の発生

ぱじ山

社内用の資料を印刷したり作ったデータを試し刷りしたりメモを取るのに裏紙を使えっていうのはわかるんですよ。
コピー用紙も毎回新しく使うと高くなるから裏紙を使うこと自体は大幅な経費削減になるというのは納得のいく話です。

ただ、裏紙を使うためにわざわざA4サイズにカットしたりメモ帳用に冊子状にしたりって作業をよくさせられていました。
意味わかんないしその作業時間が無駄。

裏紙の使用は経費削減でよく用いられる方法ですね。

しかしそれに関する作業が新たに発生しているとなると、本当に効果的な経費削減なのかどうか疑問です。

社内の申請書類までも

ぱじ山

裏紙を活用しろとは言いますが、社内の申請書類までも裏紙で出せってのはどうかと。

確かに経費精算や交通費精算の申請書って社外に出すことないと思うけど、会社としてそれ大丈夫なの?

会社として保管する書類を裏紙でというのは通常考えられませんね。メモじゃないんだから。

削減していいところとやめたほうがいいラインというのはきちんと考えないといけません。

本業を圧迫してまで?

ぱじ山

チラシ(新聞広告)を印刷会社に発注したかったのですが小さい部署だからとOKしてもらえず、印刷機をリースして社員が自分達で印刷して新聞社に持ち込みせざるを得ませんでした。

でも、印刷機1台で5箇所くらいの営業所の分を毎週なので膨大な印刷数になり、あっという間に使用上限を超えてしまって…止まったり詰まったりもしょっちゅうでメンテナンスも何度呼んだことか。
その度に作業の手も止まるし失敗した印刷は当然破棄。
手が止まった分終わるのも遅くなる。
インクや印刷紙の購入・管理もしなければならないし、印刷の音が大きいので作業中は電話もままならず本来の仕事もできない。

業務に支障をきたしているようじゃ本末転倒!

本業に悪影響が出ているケースですね。

いくら出費を減らすことができたとしても、それによって本業を圧迫するようなことがあれば経費削減としては失敗です。

消耗品がいつも私物

ぱじ山

仕事で使うペンやふせんといった文房具の消耗品を会社があまり買ってくれなくて…
許可を取るために毎回説明するのも面倒なのでいつも私物を使っていました。在庫が少ないと争奪戦になるし、届くまでに手持ちがなくなったら困るので。

いちばん安いものでじゅうぶんだし、高いものを買えってわけじゃないのに…

業務で使うものは基本的に会社が購入しなければなりません。

確かに理由もなく大量購入はできませんが、足りなくて社員に身銭を切らせるのはアウトです。

何故それを不要と判断した

ぱじ山

会社の方針としてペーパーレスを進める&セキュリティのため各自のPC上ではなく社内のネットワークフォルダにデータを保存するようにという通達があって、紙ベースの情報もデジタルデータに移してネットワークフォルダに保存する作業を進めていたところ、自分の支社のネットワーク上データが全て消えるという大事件が発生。

バックアップから復旧させれば何も問題ないんだけど、なんと本社が経費削減といってウチの支社のバックアップソフトを入れていなかったことが判明。

先の通達があったから紙ベースの中にはすでにシュレッダーしたものもあったし、各自のPCからデータ消した人もいたし、ソフトをそもそも入れていなかったからバックアップデータは当然存在しない。
最悪だったのは消えた情報の中には顧客や取引先の情報も少なくなかった。

揉めに揉めて当時の記憶がほぼないです。
出ていくお金さえ減れば何を削ってもいいのか!

インタビューした中でダントツでやばかったのがこちらのエピソード。

経費を減らしたいがために必要なものまで削減し大問題になったケースです。

尻拭いするのはいつも現場なんですよね…

人件費はいらないと思ってるの?

ぱじ山

とある備品をいちばん安いものに取り替えるからという理由で、大至急使用状況を報告するようにという通達が本社から突然来たことがありました。

正直交換の必要はないし何故そんな急いだのか未だに謎なんですけど、その備品って現地確認しないと使用状況がわからないものだったんですよ。
だから急いで各現地スタッフに指示して確認したんですが、定時後だったり通常業務が多忙だったりで残業せざるを得ないスタッフも多くいたんです。

後日現地スタッフたちの残業代を計算すると、その備品代よりよっぽど高かった。
本社側は取り替えで削減だーと満足していたらしいけど、それをやるための人件費はかからないとでも思っているのか?

「何もしないのがいちばんの節約」と家計ではしばしば言われますが、会社でも当てはまる場面は多いでしょう。

しかし人を動かすのにお金が必要なのは当然のことですが、それを経費と認識している人はどれだけいるでしょうか。

消耗品の経費をケチる会社は肝心な経費もケチる

6つのエピソードをご紹介しましたが、これらにはもうひとつ驚きの事実があります。

実は、前半の3つと後半の3つはそれぞれ同じ企業のエピソードなんです。

つまり、ここから見えてくる傾向としては

消耗品の経費を出し渋る会社は肝心なところや必要不可欠な経費すらもケチる可能性が非常に高いということです。

※すべての企業に当てはまるわけではありません。ご理解ください

消耗品だろうと広告費だろうとメンテナンス費だろうと人件費だろうと、業務に必要という点は同じ。

確かに無駄遣いはご法度ですが、正当な理由があって必要なのに出さないというのは確実に業務に影響が出ます。

経費削減というのはなんでもかんでもとりあえず出費を抑えれば良いというものではないのです。

肝心な経費をよく考えずに削減すると、会社の信用を失うなど最悪の結果につながりかねません。

最悪のパターンも含めた様々なケースを想定した上で、削減するか否か判断する必要があります。

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