段取りが八分仕上げが二分。段取りを組むメリット。

「お仕事は段取りが八割!!仕事が二割!!ドヤァ」 をイキった先輩に言われたことのある皆さんこんにちは。

正しくは「段取り八分仕上げ二分」ということわざです。

アルバイトを始めるぐらいの年になるとよく聞くようになるこの言葉ですが、実際にどういう事でしょうか?

使われ方としてはこのことわざは仕事を効率的に進めることの重要性を簡潔に著した言葉として使われています。

仕事のやり方はそれぞれのポジションによって全く違ってくるので一概にいうのは難しいかもしれませんが、今回は筆者の経験と複数人の方へのインタビューをもとに例を挙げつつ紹介していきます。

以前書いた根回しの記事にも通じる部分があるのでよろしければそちらも合わせてご覧ください。

目次

段取りを組むのは自分のためであり他人のため

説明するために仕事の種類を次のように分けておきます。

  • 一人でやる仕事
  • チームでやる仕事
  • 他人にやってもらう仕事

取りあえずこの3つに分けるのがわかりやすいと考えています。

では今回の「段取り八分仕上二分」はそれぞれどのようにとらえることができるでしょうか。

筆者の個人的な考え方

「段取り八分仕上げ二分」を念頭に置い、力の割り振りをそれぞれの仕事に対して変えるのが正しい使い方だと考えています。

一人でやる仕事の段取りメリット

まずは一人で仕事をする場合ですが、これはシンプルに八分(八割)を段取りに当てた方が仕事が上手くいきます。

会社員の方の場合一人で仕事をするという事はあまりないかもしれませんが、もし一人で仕事をしている場合段取りに力を入れておくことで二つのメリットがあります。

  • スケジュールが組みやすい、調整しやすい
  • 人への説明がしやすい

スケジュールが組みやすい、調整しやすい

一人で仕事をする場合段取りをちゃんと組んでおくとスケジュールを組みやすく調整しやすくなります。

段取りを組まない人はスケジュールを組むこともないと思いますが、それぞれの仕事に対して段取りを組んでおくと仕事の進行度が明確に把握することが可能です。

それぞれの仕事の進行度を把握できていれば、他の方から違う仕事を頼まれた時に出来るか出来ないかの回答が早く正確になります。

「機会損失」なんて言葉を連呼する方はゴリ押しで仕事を押し付けようする場合があるので出来るかできないかの返事はハッキリすることをオススメします。

ゴネる事を交渉のテクニックにしている方はつけこんでくるので注意が必要です。

人への説明がしやすい

仕事への段取りをちゃんと組めていれば進行度が明確に把握できていて、これから取り掛かることも把握できているので他の方仕事の内容について聞かれた時も正確に説明することが可能です。

この部分の変更をお願いしたいんだけど…。

このような連絡が来たとしても「出来る出来ない、予算の変更」について感覚的に回答することが無くなります。

※少しずつ仕事量を増量してくるような人間は山ほどいるので、筆者はこのような連絡が来た場合は予算とスケジュールの見直しを要求します。

会社員の方の場合は仕事を断るという選択肢はないかもしれませんが、受けるにしてもスケジュール的に厳しいのであれば必ずそれを伝える必要があるので段取りを組んで把握しておくことは重要です。

過剰な仕事の押し付けはハラスメントに該当する場合があるのでその判断基準にもなります。

チームでやる仕事。助けてほしい時に助けが来るかも?

複数人の方とチームを組んで仕事をする場合段取りはより大事です。

段取り9分ぐらい。

チームで仕事をする場合に段取りを組んでおくメリットは以下の通り。

  • 仕事の概要が理解できる、周りとの意思疎通
  • フォローに入りやすい
  • フォローしてもらいやすい

一人で仕事をする場合と違って周りとの認識のすり合わせが必要になる場合もあります。

誰かやるっしょwww!!

こんな感じで誰もやってなかったら最悪です。

仕事の概要が理解できる、周りとの意思疎通。

どのような仕事かという全体像ではなく、仕事の趣旨や大まかな流れについて理解することが出来ます。

もちろん他人と仕事をするので流れの中で自分がどのような仕事をすればいいのかなどの認識のすり合わせをする事も可能です。

次に解説するフォローに関してですが、概要の理解も認識の共有も出来ていない状態だと、必要のないところで頑張り過ぎて出しゃばった仕事をしてしまう可能性があります。

若い方はピンとこないかもしれませんが相手のメンツをつぶさないように仕事をするのは、気楽に仕事をするうえで大事な事です。

昨今の風潮では「能力さえあればメンツがどうとか服装がどうとか関係ない。」という考え方もありますが、いちいち自分で波風立てる必要はないので相手のメンツを立てるに越したことはありません。

気を使いすぎて疲れる、仕事より気を使う事に意識がいき過ぎる方は気にしなくていいと思います。

フォローに入りやすい。情けは人の為ならず。

出しゃばらない、相手のメンツを潰さないという事と、チームの人間がシンドイ状況の時はフォローに入った方が仕事がスムーズに進みます。

あいつは嫌いだから助けたくない。

そんな考えがあったとしても、チームで仕事をしている場合その人の仕事が進まないことで自分の仕事に悪影響が出る可能性が大いにあります。

感情は置いておいて自分の為にフォローする時も段取りを組んで把握しておくことで無駄な確認を省けます。

フォローしてもらいやすい。なんだったら全部やってもらいたい。

いざ自分が仕事でトラブルを抱えて誰かにフォローしてもらいたい時、何も段取りを組んでないと周りも何を手伝っていいかがわかりません。

またチームの仕事を整理して考えた時こんなことがあるはずです。

  • 苦手な作業が多い。
  • 上の人間が仕事を割り振ったけど「あいつ暇じゃん。」ってやつがいる。

無駄に一人で仕事を抱え込む必要はないので、上手く段取りを組んで周りにやってもらった方が順調に進みます。

筆者は過去の経験から「的外れな責任感」を発揮して一人でゼェゼェ言いながら仕事をする事の無意味さに気づけました。

職務上発生する「責任」と個人が勝手に感じる「責任感」は全く違います。

他人にやってもらう仕事。段取り10分

他人に仕事をお願いする・発注する場合は段取りが10分です。

段取りを組まずに外注する方はまずいないと思いますが、同じ職場内だと頼むこと自体にお金が発生しないので何も考えずに「取り合えずやってみてwww」という方(上司・同僚)がいるはずです。

お金が発生する外注と比較するとわかりやすいのは、段取りを組まずに人に仕事を頼むのは全くの無駄だという事です。

新製品の試作などになると試験的に作ってデータを集める必要があるので「とりあえず作ってみよう。」という事はあります。

ただこれはデータ収集のための段取りなのでただ思い付きではありません。

他人に頼む時に段取りが組めていない場合

頼んだ側に明確な主旨がないのでゴールがなく仕事が終わらず、似たようなことをダラダラと繰り返して何の成果も出ません。

自分が発注する時に段取りが組めていない場合

そもそも発注先に的外れな仕事を頼んでいる場合があり、発注先からの確認に対して意味不明な支持を出してしまう可能性があります。

他人に頼む場合は段取りが組めていないと嫌がらせに近い迷惑をかけてしまうのでシンプルに嫌われます。

メリットはこれらの裏返し、無駄な仕事の削減と無駄な経費の削減です。

まとめ

今回は以下の通りに分けて段取りを組むことのメリットを紹介しました。

  • 一人でやる仕事
  • チームでやる仕事
  • 他人にやってもらう仕事

ことわざでは「段取り八分仕上げ二分」ですが、それぞれの仕事で段取りを組む重要さは変わってきます。

とにかく手を動かすことが重要な仕事もありますが、今行っている仕事の段取りを見直してみるともっとスムーズに仕事ができるかもしれません。

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ぱじ山ねまきのアバター ぱじ山ねまき イラストレーター

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